NORMAS DE USO DEL CANAL DE COMUNICACIONES DE COMERCIAL FONTGAS S.L.U.
El presente Canal de comuniaciones está gestionado por el asesor externo, experto en Compliance, MARTIN PARES ABOGADOS S.L.P.
El acceso al mismo se realizará siempre a través de la página web de la Entidad, por lo que siempre que tenga acceso a un terminal con acceso a internet cualquier sujeto vinculado a la misma podrá acceder a dicha herramienta.
Finalidad del canal de comunicaciones
COMERCIAL FONTGAS SLU (en adelante la Entidad) ha puesto en marcha el presente Canal de comunicaciones con la finalidad de disponer de un mecanismo que permita aplicar de forma eficaz y detectar, en caso contrario, su compromiso con el cumplimiento normativo y el comportamiento ético en el desarrollo de su actividad.
Serán usuarios y colaboradores de dicho Canal todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nombre o por su cuenta y beneficio en el marco de la actividad y operaciones de la Entidad.
El Canal de Comunicaciones tiene como finalidad que todo sujeto vinculado con la misma disponga de un medio seguro por el cual pueda informar, comunicar y denunciar situaciones, hechos, irregularidades, potenciales riesgos o toda clase de situación que implique la posible comisión de un delito o incumplimiento normativo o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de COMERCIAL FONTGAS SLU.
¿Que se debe poner de manifiesto a través del canal de comunicaciones?
Se deberá poner en conocimiento a través del Canal, los siguientes aspectos:
Indicios, sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos.
Acciones u omisiones que puedan implicar la comisión delictiva, tales como las que puedes encontrar en el desplegable.
Comportamientos no éticos.
Conductas contrarias a los protocolos, normas internas, códigos o procedimientos de la Entidad.
¿Quiénes están obligados a informar y comunicar a través de este canal de comunicaciones?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor, así como todo sujeto que mantenga cualquier tipo de relación o vinculación con la Entidad, como los clientes o asesores y los que actúen en beneficio de la misma que tenga constancia de hechos, situaciones, irregularidades o riesgos que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
¿Quiénes pueden ser denunciados a través del canal de comunicaciones?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor y asesor externo, así como toda persona física o jurídica que tenga relación directa o indirecta con la Entidad, que cometa irregularidades, hechos, situaciones de riesgo, acciones u omisiones que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
Modo de acceso al canal y forma de presentación de las comunicaciones
Acceso al Canal: Mediante la página web de la Entidad se podrá acceder al Canal de Comunicaciones pulsando en el correspondiente enlace en el que se deberán rellenar una serie de requisitos para que pueda admitirse y ser susceptible de investigación. Será inadmitida toda comunicación que no se tramite por el procedimiento previsto.
Campos por rellenar: El contenido mínimo imprescindible que deberá contener la comunicación serán los parámetros previstos para la misma. No podrá ser admitida si no se rellenan todos campos.
La no identificación del comunicante es un derecho, pero se debe tener en cuenta que puede conllevar a que no se pueda proceder a la adecuada tramitación e investigación.
Garantías del proceso de comunicación
El presente Canal de comunicaciones cumple, durante todo el proceso, con las garantías mínimas que se detallan a continuación:
Confidencialidad y Protección de Datos: el Canal se realiza bajo el principio de confidencialidad de la información que se traslada a través del mismo, así como de la protección de datos personales, según la normativa aplicable.
Conflictos de Interés e Independencia:La gestión del Canal es realizada mediante un tercero externo experto en Compliance, cumpliendo así con el criterio de independencia. Del mismo modo se garantiza la gestión y control de cualquier conflicto de interés que pueda suscitar por las comunicaciones o denuncias recibidas.
Protección del comunicante y garantía de indemnidad: Toda denuncia tendrá carácter confidencial y reservado. Se garantiza, mediante la gestión por parte de terceros externos e independientes, preservar la identidad y protección del denunciante y evitar que existan represalias siempre y cuando las comunicaciones o denuncias sean realizadas bajo el principio de buena fe. Se reservarán medidas disciplinarias contra aquel comunicante que, si se acreditase, haya interpuesto cualquier denuncia con mala fe.
Registro Independiente y Externo: Por cada comunicación se elabora un registro con el fin de llevar un adecuado control y análisis por parte del experto externo, quien a su vez reportará al Órgano de Control.
Las comunicaciones que por este canal se tramiten quedan sometidas al cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos e imprescindibles para iniciar una investigación
Deberá identificarse el comunicante, salvo que decida mantenerse en el anonimato, con su nombre, apellidos, cargo o tipo de relación que mantiene con la Entidad, así como sus datos de contacto a efectos de notificaciones.
Deberá identificarse la persona/s implicada/s y aquellos terceros que se encuentren involucrados pudiendo ser toda clase de sujeto que tenga relación con la empresa o esté vinculado a la misma.
Deberá definirse adecuadamente la comunicación, alcance o incidencia del hecho o circunstancia que se denuncie.
Será imprescindible que en la descripción se aporte toda información relevante respecto a lo comunicado que deberá exponerse de forma sucinta y ordenada.
El comunicante podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos comunicados.
Si se considerase necesario y no pudiera afectar a la investigación, la persona/s implicada/s podrán conocer la comunicación en su contra, siempre salvaguardando la identidad del comunicante y/o datos que puedan permitir obtener o deducir dicha información.
Asimismo, la Entidad cuando lo considere oportuno comunicará los hechos a los Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
D'acord amb el que estableix la Llei General 3/2018 de Protecció de Dades de Caràcter Personal (RGPD) de 5 de desembre, l'informem que les seves dades personals formen part d'un fitxer titularitat o responsable de l'empresa COMERCIAL FONTGAS, S.L.U, degudament inscrit en el Registre General de Protecció de Dades de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, i que totes les seves dades són tractades de forma segura i amb la finalitat per a la qual van ser facilitades.
L'interessat podrà exercir els seus drets de protecció de dades (accés, rectificació, cancel·lació, oposició, transparència, dret a l'oblit, limitació al tractament i portabilitat de les dades) en els termes i condicions previstos en el RGPD dirigint-se a l'adreça del domicili social, situat a:
Comercial Fontgas S.L.U.
c/ Castellassa, núm. 40,
CP 08227 Terrassa (Barcelona) Tel.937 349 900 Fax 937 349 901
De conformitat amb el que estableix el RGPD, emplenant el formulari d'inscripció i marcant la casella habilitada a aquest efecte, vostè com a usuaris dóna el seu consentiment expresso que les seves dades siguin incorporades als fitxers esmentats, siguin tractades per a la finalitat indicada, i així mateix consenten expressament que siguin comunicades a qualsevol empresa del grup Comercial Fontgas S.L.U. o entitat en el capital social Comercial Fontgas S.L.U. U. participa, per al seu tractament, amb la finalitat de remetre'ls informació i ofertes comercials dels seus productes i serveis. A més, amb l'acceptació d'aquest avís legal, reconeixen que la informació i les dades personals recollides són exactes i certes.
Comercial Fontgas S.L.U. es compromet a tractar les seves dades personals de forma absolutament confidencial i a utilitzar-les únicament per a les finalitats indicades, d'acord amb el que estableix el RGPD, manifestant que disposa de tots els mitjans materials i tècnics per garantir l'anonimat i privacitat de les seves dades.
Modificacions a la Política de Privacitat COMERCIAL
FONTGAS S.L.U. es reserva el dret de modificar la present Política de Privacitat per adaptar-la a les pràctiques del sector, així com a les noves normatives i jurisprudències o als criteris emesos per l'Agència de Protecció de Dades, però en tot cas, aquestes seran variacions necessàries per adaptar la nostra política a la legislació vigent i als criteris de protecció dels usuaris i consumidors. En aquests casos, els canvis introduïts s'anunciaran en aquesta pàgina amb raonable antelació a la seva implementació
Informació sobre drets de protecció de dades
Com a usuari i interessat, i en virtut del seu dret a la informació, en aquest apartat l'informem expressament que és titular dels drets que s'indiquen a continuació, i que són respectats per COMERCIAL FONTGAS S.L.U. en el tractament de les seves dades personals: Dret d'accés: En virtut del dret d'accés, l'afectat podrà obtenir informació del responsable relativa a dades concretes, incloses en un determinat fitxer, o la totalitat de les seves dades que es tracten. Aquest dret constitueix el pilar dels drets que té l'afectat, ja que se'ls concedeix un dret a conèixer les dades que es tracten, i per tant, a fer possible el seu poder de control sobre les dades. D'aquesta manera, l'interessat té dret a conèixer la informació relativa a la seva persona que aparegui en bases de dades i fitxers automatitzats o no.
Dret a rectificació: és el dret de l'afectat a disposar de dades que resultin ser inexactes o incompletes modificades.
Dret de cancel·lació: L'exercici del dret de cancel·lació comportarà la supressió de dades que resultin ser inadequades o excessives, sense perjudici del deure de bloqueig que preveu la normativa vigent.
Dret d'oposició: és el dret de l'afectat a no dur a terme el tractament de les seves dades personals o a cessar-lo en els següents casos: Quan el seu consentiment no sigui necessari per al tractament, com a conseqüència de l'existència d'una raó legítima i fonamentada, referida a la seva situació personal concreta, per justificar-ho, sempre que una llei noEn el cas de fitxers que tinguin per objecte la realització d'activitats publicitàries i de prospecció comercial, independentment de l'empresa responsable de la seva creació.
Quan la finalitat del tractament sigui adoptar una decisió referida a l'afectat i basada únicament en un tractament automatitzat de les seves dades personals.
Dret a la transparència: Tot tractament de dades personals ha de ser lícit i lleial. Per a les persones físiques, ha de quedar totalment clar que les dades personals que els concerneixen estan sent recollides, utilitzades, consultades o tractades d'una altra manera, així com la mesura en què aquestes dades són o seran tractades.
Dret a l'oblit: L'interessat té dret a obtenir sense dilació indeguda per part del responsable del tractament la supressió de les dades personals que li concerneixen, el qual estarà obligat a suprimir dades personals sense dilació indeguda quan existeixi alguna de les circumstàncies següents: Les dades personals ja no són necessàries en relació amb les finalitats per a les quals van ser recollides o tractades d'una altra manera
.L'interessat retira el consentiment en què es basa el tractament d'acord amb l'article 6, paràgraf 1, lletra a) del RGPD, o l'article 9, paràgraf 2, lletra a) del RGPD, i això no es basa en una altra base legal.L'interessat s'oposa al tractament d'acord amb l'article 21, apartat 1 del RGPD, i no prevalen altres motius legítims per al tractament, o l'interessat s'oposa al tractament d'acord amb l'article 21, apartat 2 del RGPD.
Les dades personals han estat tractades il·lícitament Les dades personals s'han de suprimir per complir amb una obligació legal establerta en la legislació de la Unió o Estat membre que s'aplica al responsable Dret a restricció del tractament: L'interessat té dret a obtenir del responsable la limitació del tractament de dades quan escompleixi alguna de les condicions següents: L'interessat impugna l'exactitud de les dades personals, durant un període que permeti al responsable verificar la seva exactitud.
El tractament és il·lícit i l'interessat s'oposa a la supressió de dades personals i sol·licita en canvi la limitació del seu ús.
El responsable ja no necessita dades personals per a les finalitats del tractament, però l'interessat les necessita per a la formulació, exercici o defensa de reclamacions.
L'interessat s'ha oposat al tractament en virtut del que disposa l'article 21, apartat 1 del RGPD, tot verificant si els motius legítims del responsable prevalen sobre els de l'interessat.
Dret a la portabilitat de les dades: L'interessat té dret a rebre les dades personals que li concerneixen, que hagi facilitat a un responsable del tractament, en un format estructurat, d'ús comú i llegible per màquina, i a transmetre-les a un altre responsable sense que ho hagi impedit el responsable al qual van ser facilitades, quan: El tractament es basa en el consentiment d'acord amb l'article 6, apartat 1, lletra a) del RGPD, o l'article 9, paràgraf 2, lletra a) del RGPD, o sobre un contracte d'acord amb l'article 6, paràgraf 1, lletra b) del RGPD, i El tractament es realitza per mitjans automatitzats. Tots els drets anteriors, així com els que puguin sorgir d'acord amb la normativa vigent de protecció de dades, ja sigui nacional o comunitària, són molt personals i seran exercits per l'afectat.