NORMAS DE USO DEL CANAL DE COMUNICACIONES DE COMERCIAL FONTGAS S.L.U.
El presente Canal de comuniaciones está gestionado por el asesor externo, experto en Compliance, MARTIN PARES ABOGADOS S.L.P.
El acceso al mismo se realizará siempre a través de la página web de la Entidad, por lo que siempre que tenga acceso a un terminal con acceso a internet cualquier sujeto vinculado a la misma podrá acceder a dicha herramienta.
Finalidad del canal de comunicaciones
COMERCIAL FONTGAS SLU (en adelante la Entidad) ha puesto en marcha el presente Canal de comunicaciones con la finalidad de disponer de un mecanismo que permita aplicar de forma eficaz y detectar, en caso contrario, su compromiso con el cumplimiento normativo y el comportamiento ético en el desarrollo de su actividad.
Serán usuarios y colaboradores de dicho Canal todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nombre o por su cuenta y beneficio en el marco de la actividad y operaciones de la Entidad.
El Canal de Comunicaciones tiene como finalidad que todo sujeto vinculado con la misma disponga de un medio seguro por el cual pueda informar, comunicar y denunciar situaciones, hechos, irregularidades, potenciales riesgos o toda clase de situación que implique la posible comisión de un delito o incumplimiento normativo o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de COMERCIAL FONTGAS SLU.
¿Que se debe poner de manifiesto a través del canal de comunicaciones?
Se deberá poner en conocimiento a través del Canal, los siguientes aspectos:
Indicios, sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos.
Acciones u omisiones que puedan implicar la comisión delictiva, tales como las que puedes encontrar en el desplegable.
Comportamientos no éticos.
Conductas contrarias a los protocolos, normas internas, códigos o procedimientos de la Entidad.
¿Quiénes están obligados a informar y comunicar a través de este canal de comunicaciones?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor, así como todo sujeto que mantenga cualquier tipo de relación o vinculación con la Entidad, como los clientes o asesores y los que actúen en beneficio de la misma que tenga constancia de hechos, situaciones, irregularidades o riesgos que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
¿Quiénes pueden ser denunciados a través del canal de comunicaciones?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor y asesor externo, así como toda persona física o jurídica que tenga relación directa o indirecta con la Entidad, que cometa irregularidades, hechos, situaciones de riesgo, acciones u omisiones que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
Modo de acceso al canal y forma de presentación de las comunicaciones
Acceso al Canal: Mediante la página web de la Entidad se podrá acceder al Canal de Comunicaciones pulsando en el correspondiente enlace en el que se deberán rellenar una serie de requisitos para que pueda admitirse y ser susceptible de investigación. Será inadmitida toda comunicación que no se tramite por el procedimiento previsto.
Campos por rellenar: El contenido mínimo imprescindible que deberá contener la comunicación serán los parámetros previstos para la misma. No podrá ser admitida si no se rellenan todos campos.
La no identificación del comunicante es un derecho, pero se debe tener en cuenta que puede conllevar a que no se pueda proceder a la adecuada tramitación e investigación.
Garantías del proceso de comunicación
El presente Canal de comunicaciones cumple, durante todo el proceso, con las garantías mínimas que se detallan a continuación:
Confidencialidad y Protección de Datos: el Canal se realiza bajo el principio de confidencialidad de la información que se traslada a través del mismo, así como de la protección de datos personales, según la normativa aplicable.
Conflictos de Interés e Independencia:La gestión del Canal es realizada mediante un tercero externo experto en Compliance, cumpliendo así con el criterio de independencia. Del mismo modo se garantiza la gestión y control de cualquier conflicto de interés que pueda suscitar por las comunicaciones o denuncias recibidas.
Protección del comunicante y garantía de indemnidad: Toda denuncia tendrá carácter confidencial y reservado. Se garantiza, mediante la gestión por parte de terceros externos e independientes, preservar la identidad y protección del denunciante y evitar que existan represalias siempre y cuando las comunicaciones o denuncias sean realizadas bajo el principio de buena fe. Se reservarán medidas disciplinarias contra aquel comunicante que, si se acreditase, haya interpuesto cualquier denuncia con mala fe.
Registro Independiente y Externo: Por cada comunicación se elabora un registro con el fin de llevar un adecuado control y análisis por parte del experto externo, quien a su vez reportará al Órgano de Control.
Las comunicaciones que por este canal se tramiten quedan sometidas al cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos e imprescindibles para iniciar una investigación
Deberá identificarse el comunicante, salvo que decida mantenerse en el anonimato, con su nombre, apellidos, cargo o tipo de relación que mantiene con la Entidad, así como sus datos de contacto a efectos de notificaciones.
Deberá identificarse la persona/s implicada/s y aquellos terceros que se encuentren involucrados pudiendo ser toda clase de sujeto que tenga relación con la empresa o esté vinculado a la misma.
Deberá definirse adecuadamente la comunicación, alcance o incidencia del hecho o circunstancia que se denuncie.
Será imprescindible que en la descripción se aporte toda información relevante respecto a lo comunicado que deberá exponerse de forma sucinta y ordenada.
El comunicante podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos comunicados.
Si se considerase necesario y no pudiera afectar a la investigación, la persona/s implicada/s podrán conocer la comunicación en su contra, siempre salvaguardando la identidad del comunicante y/o datos que puedan permitir obtener o deducir dicha información.
Asimismo, la Entidad cuando lo considere oportuno comunicará los hechos a los Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
De conformidad con lo dispuesto en el la Ley 3/2018 General de Protección de Datos de Carácter Personal (RGPD) de 5 de diciembre, le informamos que sus datos personales forman parte de un fichero del que es titular i responsable la empresa COMERCIAL FONTGAS, S.L.U, debidamente inscrito en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos, y que todos sus datos son tratados de forma segura y con la finalidad para la que fueron proporcionados
El interesado podrá ejercer sus derechos de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación, oposición, transparencia, derecho al olvido, limitación al tratamiento y portabilidad de los datos) en los términos y en las condiciones previstos en el RGPD dirigiéndose a la dirección de la sede social, situada en:
Comercial Fontgas S.L.U.
C/ Castellassa, nº 40,
CP 08227 Terrassa (Barcelona)
Tel. 937 349 900
Fax 937 349 901
De conformidad con lo que se prevé en el RGPD, rellenando el formulario de registro y marcando la casilla habilitada al efecto, ustedes como usuarios dan su consentimiento expreso para que sus datos sean incorporados a los ficheros anteriormente mencionados, sean tratados con la finalidad indicada, y además consienten expresamente que los mismos sean comunicados a cualquier empresa del grupo Comercial Fontgas S.L.U. o entidad en cuyo capital social participe Comercial Fontgas S.L.U., para su tratamiento, con la finalidad de dirigirles información y ofertas comerciales de sus productos y servicios. Asimismo, con la aceptación de este aviso legal, reconocen que la información y los datos personales recogidos son exactos y veraces.
Comercial Fontgas S.L.U. se compromete a tratar de una manera absolutamente confidencial sus datos de carácter personal y utilizarlos sólo para las finalidades indicadas, de conformidad con lo que se prevé en el RGPD, manifestando que dispone de todos los medios materiales y técnicos para garantizar el anonimato y la privacidad de sus datos.
Modificaciones de la Política de Privacidad
COMERCIAL FONTGAS S.L.U. se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a las prácticas de la industria, así como a la normativa y jurisprudencia novedosa o bien de los criterios emanados de la Agencia de Protección de Datos, pero en todo caso, se tratará de variaciones necesarias para adecuar nuestra política a la legislación vigente y a los criterios de protección de los usuarios y consumidores. En dichos supuestos, se anunciarán en esta pagina los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.
Información sobre derechos de protección de datos
Como usuario e interesado, y en virtud de su derecho de información, en este apartado le informamos expresamente de que usted es titular de los derechos que se indican a continuación, y los cuales son respetados por COMERCIAL FONTGAS S.L.U. en el tratamiento de sus datos de carácter personal:
Derecho de acceso: En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. Este derecho, constituye el pilar de los derechos que tiene el afectado, ya que se le otorga un derecho a conocer los datos sometidos a tratamiento, y por consiguiente, hacer posible su poder de control sobre los datos, de esta forma, el interesado está facultado a conocer la información relativa a su persona que conste en bases de datos y ficheros automatizados o no.
Derecho de rectificación: es el derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos o incompletos.
Derecho de cancelación: El ejercicio del derecho de cancelación dará lugar a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos, sin perjuicio del deber de bloqueo conforme a lo previsto en la normativa vigente.
Derecho de oposición: es el derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo en los siguientes supuestos:
Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, como consecuencia de la concurrencia de un motivo legítimo y fundado, referido a su concreta situación personal, que lo justifique, siempre que una Ley no disponga lo contrario.
Cuando se trate de ficheros que tengan por finalidad la realización de actividades de publicidad y prospección comercial, cualquiera que sea la empresa responsable de su creación.
Cuando el tratamiento tenga por finalidad la adopción de una decisión referida al afectado y basada únicamente en un tratamiento automatizado de sus datos de carácter personal.
Derecho de transparencia: Todo tratamiento de datos personales debe ser lícito y leal. Para las personas físicas debe quedar totalmente claro que se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando de otra manera datos personales que les conciernen, así como la medida en que dichos datos son o serán tratados.
Derecho al olvido: El interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan, el cual estará obligado a suprimir sin dilación indebida los datos personales cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes:
Los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo.
El interesado retire el consentimiento en que se basa el tratamiento de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD, o el artículo 9, apartado 2, letra a) del RGPD, y este no se base en otro fundamento jurídico.
El interesado se oponga al tratamiento con arreglo al artículo 21, apartado 1 del RGPD, y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento con arreglo al artículo 21, apartado 2 del RGPD.
Los datos personales hayan sido tratados ilícitamente
Los datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento
Derecho a la limitación del tratamiento: El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:
El interesado impugne la exactitud de los datos personales, durante un plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos.
El tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso.
El responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
El interesado se haya opuesto al tratamiento en virtud del artículo 21, apartado 1 del RGPD, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.
Derecho a la portabilidad de los datos: El interesado tendrá derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable del tratamiento, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado, cuando:
El tratamiento esté basado en el consentimiento con arreglo al artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD, o el artículo 9, apartado 2, letra a) del RGPD, o en un contrato con arreglo al artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD, y
El tratamiento se efectúe por medios automatizados
Todos los derechos anteriores, así como aquellos que puedan surgir conforme a la normativa vigente en protección de datos, ya sea nacional o de la UE son personalísimos y serán ejercidos por el afectado.